Simplifier la saisie des heures et leur transmission

Le besoin métier

Dans une activité organisée par chantiers, la collecte des heures se heurte à trois réalités : les salariés saisissent à des moments différents, une journée peut concerner plusieurs affaires et une correction arrive souvent après l'envoi d'un premier état. Les demandes de congé suivent encore un autre circuit. Courriels, feuilles papier et tableurs obligent alors l'administration à rapprocher, relancer et reconstituer la version valable.

Le projet cherche à rendre la saisie hebdomadaire simple pour le salarié et le contrôle explicite pour l'administration. Il faut pouvoir retrouver qui a déclaré quoi, pour quel chantier et quelle période, puis produire les PDF et messages nécessaires sans donner l'impression qu'une donnée modifiée après coup a toujours été là.

La solution et son périmètre

Le portail web possède deux parcours. Le salarié renseigne ses heures de la semaine par chantier, consulte les périodes autorisées et soumet ses demandes de congé. L'administration contrôle les déclarations, gère les comptes et les fenêtres de saisie, traite les demandes, génère les documents et prépare les envois mensuels.

L'application utilise une interface web et une API avec base SQLite. Les accès sont individualisés ; les rôles limitent les opérations disponibles. Les données ne se résument pas à un nombre d'heures : elles comprennent la personne, la semaine, l'affaire, le statut de validation et l'historique des corrections. Un portail de collecte ne remplace pas le calcul d'annualisation ou la paie : il fournit des déclarations structurées que ces autres processus peuvent ensuite contrôler.

Une semaine de saisie

1. Le salarié ouvre la semaine autorisée et choisit le ou les chantiers concernés.
2. Il renseigne les heures par journée et par affaire ; la sauvegarde progressive évite de perdre la saisie en cours.
3. Avant transmission, il relit la semaine et complète les lignes manquantes.
4. L'administration examine les déclarations, signale les points à corriger et valide selon son circuit.
5. Les états par chantier et les messages structurés sont préparés à partir des données retenues.

La fenêtre de saisie empêche de modifier librement une période ancienne alors que des états ont déjà été diffusés. Cela ne signifie pas qu'une erreur doit rester figée. Une correction tardive passe par une confirmation et un document ou message identifié comme rectificatif, de façon à distinguer la nouvelle version de l'originale.

Déclarations, chantier et rectificatifs

Un état utile doit faire apparaître la semaine, les personnes, les chantiers et les heures correspondantes. Le PDF par chantier évite de transmettre au destinataire un tableau général qui mélangerait plusieurs affaires. Le courriel associé reprend les informations clés dans un format prévisible pour faciliter le traitement par l'équipe administrative.

Le cas d'une correction est central. Si un salarié a affecté des heures au mauvais chantier, modifier la base sans autre signal créerait un écart avec le PDF déjà envoyé. Le parcours rectificatif demande une confirmation, produit une nouvelle sortie identifiée et conserve la possibilité de comprendre la différence. Il protège autant la personne qui corrige que celle qui exploite les données.

L'interface de saisie aide à éviter les oublis simples : une journée sans ligne, une affaire non sélectionnée ou une semaine non transmise. La sauvegarde automatique protège le travail en cours, mais ne se confond pas avec une validation administrative. Des statuts distincts permettent au salarié de savoir ce qui est enregistré et à l'administration de savoir ce qui peut entrer dans un état définitif.

Demandes de congé

Le salarié dépose une période de congé dans le portail. Le calcul des jours suit les règles métier documentées : les dimanches et jours fériés sont exclus, tandis que le samedi peut compter pour les congés payés dans le cadre retenu. Cette logique est visible dans le parcours, car une date de début et une date de fin ne suffisent pas à expliquer un nombre de jours.

L'administration accepte ou refuse la demande. Le PDF porte le statut, la date et les éléments de validation prévus par le processus. L'application prépare le document et la trace ; la décision appartient à l'administrateur. Les règles de congé restent à confronter aux dispositions réellement applicables si l'organisation ou son cadre social change.

Le « Report » mensuel

À la clôture du mois, l'administration peut rassembler plusieurs fichiers dans un envoi unique plutôt que répéter la même préparation dossier par dossier. Le traitement crée les pièces nécessaires, effectue l'envoi puis nettoie les fichiers temporaires. Il conserve des métadonnées utiles sur l'opération, sans accumuler inutilement des copies intermédiaires.

Ce circuit demande une attention particulière aux destinataires et aux périodes. Un export exact envoyé à la mauvaise adresse reste un incident. L'interface doit donc permettre la revue des paramètres avant transmission. L'archivage d'un compte désactive ses sessions actives : une personne sortie de l'effectif ne doit pas conserver l'accès aux déclarations.

La sécurité relève aussi des gestes ordinaires. Chaque personne accède à ses propres semaines et demandes ; l'administration dispose d'un périmètre plus large pour les contrôles. Les mots de passe sont protégés et les sessions ne doivent pas survivre à l'archivage d'un compte. Les PDF temporaires générés pour le « Report » ne sont pas une nouvelle archive documentaire : le suivi garde les métadonnées de l'envoi, tandis que les documents de référence restent ceux des parcours métier.

Des circuits distincts, une lecture commune

Le portail réunit trois rythmes : la saisie de la semaine, l'examen d'une demande de congé et la préparation du mois. Les écrans peuvent partager les comptes et les chantiers, mais leurs statuts ne se confondent pas. Une semaine enregistrée n'est pas une demande de congé approuvée ; un « Report » envoyé ne clôt pas automatiquement toutes les corrections possibles.

Cette séparation évite que la simplification de l'interface efface les responsabilités. Le salarié déclare, l'administrateur vérifie et décide, le destinataire du rapport reçoit une version identifiable. Lorsqu'une période doit être corrigée, le nouveau document porte cette information dans le circuit plutôt que de modifier silencieusement l'ancien.

Ce que l’IA apporte réellement

L'IA a servi d'appui à la conception et au développement. Elle ne répartit pas les heures à la place des salariés, ne valide pas les congés et ne décide pas si une correction est acceptable. À l'exécution, les règles de période, les calculs de jours et les statuts sont déterministes.

Le choix est lié à la nature des données : elles ont des conséquences administratives et doivent pouvoir être expliquées. Un statut visible et un rectificatif traçable apportent davantage qu'une suggestion automatique dont personne ne connaîtrait la source.

Ce qui change pour l'équipe

Le bénéfice attendu est moins de ressaisie et une meilleure lisibilité des versions. Les documents de départ ne permettent pas de quantifier un gain de temps ou une réduction d'erreurs. On pourrait le mesurer sur les semaines incomplètes, les rectificatifs et le temps de préparation des états mensuels.

Les limites à prévoir

La qualité des données dépend d'abord de la saisie et de la validation humaines. Un contrôle automatique peut signaler une anomalie, mais il ne sait pas toujours si une journée a réellement été passée sur une affaire. Les règles de congé, les droits des comptes et les adresses d'envoi doivent être maintenus.

Les données concernent les salariés et leurs absences : accès, conservation, sauvegarde et traçabilité exigent une gestion sérieuse. Ce portail recueille et organise les déclarations. Le suivi annuel des soldes d'heures constitue un autre outil et un autre contrôle, même lorsque les deux parcours utilisent une partie des mêmes informations.

Repères techniques

Node.js / ExpressReactSQLitePDF / notifications

Ces choix décrivent le périmètre présenté. Une reprise dans un autre contexte commence par la validation des usages, des données et des accès.