Comparer les heures consommées et l’avancement facturé

Le besoin métier

Un chantier peut sembler bien avancé au regard des situations facturées alors que les heures consommées dépassent déjà celles prévues pour ce stade. L'inverse est possible. Les informations nécessaires existent dans l'outil de gestion, mais elles sont séparées : devis gagné, avenants, heures vendues, pointages et factures de situation. Les rapprocher à la main pour chaque affaire prend du temps et expose à des comparaisons faites à des dates différentes.

Le responsable a besoin d'un indicateur explicable, pas d'une marge prétendument exacte. Une comparaison utile doit dire quel contrat et quels avenants ont été retenus, à quelle date la facturation est arrêtée et combien d'heures étaient effectivement pointées à cette même date. Sans cette cohérence temporelle, le chiffre peut être séduisant et trompeur.

La solution et son périmètre

L'application lit une sauvegarde de la base du logiciel de gestion, en lecture seule. Elle identifie les affaires gagnées, les avenants validés, les montants hors taxes, les heures vendues et les pointages. Elle cherche la dernière situation de facturation disponible et calcule un repère entre avancement facturé et heures consommées.

Une seconde vue aide à rechercher des lignes de devis historiques par mot-clé ou par affaire. Un index local rend cette recherche exploitable sans modifier la base source. L'outil produit des écrans de synthèse et un rapport PDF. Il ne réécrit pas les devis, ne pilote pas la facturation et ne constitue pas une comptabilité de chantier complète.

Reconstituer une affaire

1. L'outil part d'une affaire gagnée et de son devis de référence.
2. Il ajoute les avenants validés qui sont applicables à la date examinée.
3. Il établit le montant contractuel hors taxes et les heures vendues correspondant à ce périmètre.
4. Il prend le cumul facturé à la dernière situation retenue et les heures pointées à cette même date.
5. Il calcule un écart d'heures, puis affiche les valeurs sources et le niveau de confiance du résultat.

L'ordre des opérations est essentiel. Un avenant approuvé après la situation étudiée ne doit pas gonfler rétroactivement le contrat retenu pour cette date. Un pointage enregistré aujourd'hui ne peut pas être comparé sans précaution à une facture arrêtée plusieurs semaines plus tôt. L'écran peut aussi montrer l'état actuel, mais celui-ci doit être nommé comme tel.

Comprendre le calcul

Le taux d'avancement facturé correspond au cumul facturé hors taxes divisé par le montant contractuel hors taxes applicable à la date retenue. Les heures théoriques à ce stade sont les heures vendues applicables multipliées par ce taux. L'écart présenté est la différence entre ces heures théoriques et les heures réellement pointées à la date de la facture.

Exemple de lecture, sans valeur issue d'un chantier client : si 40 % du contrat applicable a été facturé, l'outil compare 40 % des heures vendues aux heures pointées à la même date. Un écart négatif signale une consommation d'heures supérieure à ce repère. Il invite à examiner les causes : phasage du chantier, travaux non encore facturés, pointages incomplets ou estimation initiale insuffisante. Il ne prouve pas à lui seul une perte.

L'estimation financière éventuellement dérivée de l'écart porte sur la composante de main-d'œuvre retenue. Elle n'est pas une marge comptable : achats, sous-traitance, stocks, provisions et calendrier de facturation restent hors de ce raccourci.

Gérer les avenants et les données imparfaites

Un avenant négatif peut réduire le contrat ; un avenant peut modifier le montant sans ajouter d'heures vendues. Des taux de TVA différents peuvent coexister alors que la comparaison s'effectue hors taxes. Chacun de ces cas doit être traité explicitement pour éviter une formule unique appliquée aveuglément.

Les sources peuvent aussi être contradictoires. Une situation manquante, des pointages tardifs ou un devis dont les lignes ne se recoupent pas empêchent une conclusion ferme. L'application qualifie alors la donnée comme vérifiée, estimée ou non vérifiable, avec la raison correspondante. Afficher une réserve vaut mieux que remplacer silencieusement une valeur absente.

Un dossier « vérifié » signifie que les pièces nécessaires au calcul ont été retrouvées et rapprochées selon les règles retenues, pas que le chantier est rentable. « Estimé » signale un calcul construit avec une hypothèse visible. « Non vérifiable » empêche de présenter un écart chiffré comme fiable. Ce vocabulaire aide le responsable à choisir entre agir, contrôler une pièce ou attendre une donnée.

Recherche dans les devis

Le second besoin du projet était de retrouver des prestations déjà chiffrées. Un index local des lignes de devis permet une recherche par mots et par affaire. Le résultat renvoie à l'affaire et à sa ligne d'origine, ce qui donne un repère pour préparer un nouveau chiffrage ou retrouver un prix pratiqué.

Un prix historique n'est pas un tarif courant. Il dépend de sa date, des quantités, du périmètre et des conditions du chantier. L'index facilite la mémoire de l'entreprise ; il ne dispense pas de recalculer un prix ni de revoir les indices et les coûts.

La recherche peut servir dès la phase d'étude d'une nouvelle affaire. Le chargé d'études retrouve plusieurs postes proches, ouvre leurs devis d'origine et compare le contexte avant de retenir une base de réflexion. Il ne reçoit pas un « bon prix » calculé par une IA. La valeur du moteur de recherche est de réduire le temps passé à fouiller des dossiers, puis de remettre les références sous les yeux de la personne qui chiffre.

Une architecture de consultation

La source est une sauvegarde du logiciel métier, consultée sans écriture. L'application prépare les rapprochements et les calculs dans son propre environnement ; un index SQLite accélère la recherche parmi les postes chiffrés. Des interfaces internes et un rapport PDF présentent les résultats. Cette organisation limite le risque de modifier les données de production tout en gardant un chemin vers les pièces d'origine.

La fraîcheur de la sauvegarde doit être affichée : un tableau de bord basé sur une copie ancienne peut omettre des pointages ou un avenant récent. Les accès au rapport suivent les responsabilités de l'entreprise, car les prix, heures et situations ne sont pas des informations publiques. Une évolution du schéma de la base source demande également une vérification du rapprochement avant de publier de nouveaux indicateurs.

Ce que l’IA apporte réellement

L'IA a aidé à concevoir et à développer l'application. Elle ne produit pas le taux d'avancement ni l'écart à l'exécution : ceux-ci proviennent de règles déterministes et de données identifiées. La recherche historique n'est pas une recommandation autonome de prix.

Cette séparation permet de discuter le résultat avec le responsable de chantier. On peut montrer le devis, l'avenant, la situation et les heures retenus, puis comprendre pourquoi un dossier est classé « estimé » plutôt que « vérifié ».

Ce qui change pour l'équipe

Le projet fournit un indicateur de pilotage et un accès plus rapide aux références de prix. Les documents disponibles ne prouvent ni une amélioration de marge ni un temps gagné chiffré. Une évaluation demanderait un contrôle manuel d'un échantillon d'affaires et un suivi des décisions prises à partir des alertes.

Les limites à prévoir

Une sauvegarde en lecture seule protège le logiciel de gestion des modifications involontaires, mais elle peut être décalée dans le temps. Les règles de validation des avenants, la qualité des pointages et la chronologie des situations conditionnent la fiabilité du résultat. Les cas non vérifiables doivent rester visibles.

L'indicateur d'heures n'explique pas à lui seul les coûts, l'avancement physique ni la rentabilité finale. Il sert à poser les bonnes questions plus tôt, avec des pièces et des calculs que l'équipe peut examiner.

Repères techniques

Node.jsSQLiteLecture seuleRapports PDF

Ces choix décrivent le périmètre présenté. Une reprise dans un autre contexte commence par la validation des usages, des données et des accès.